Comsol Reisekostenfür Microsoft Dynamics NAV

Comsol Reisekosten
für Microsoft Dynamics NAV

Fallbespiele

Reisekosten machen wir schon immer über Excel

Das ist die Antwort von Holger Summa, dem Verwaltungsleiter eines Architekturbüros, auf die Frage warum, die Abrechnung „per Hand“ erfolgt. Die Aussage hört man oft, wenn das Thema auf die Handhabung von Reisekosten und Spesen kommt. Dies bedeutet aber auch, dass Reisekostenrichtlinien kaum automatisiert dargestellt und Doppelarbeiten und Fehleranfälligkeit in Kauf genommen werden. „Und wie machen Sie das mit der Genehmigung von Auslandsreisen in Excel?“, lautet die nächste Frage. „Wissen Sie, dass sich ein Genehmigungslink automatisiert aus Comsol Reisekosten an den Genehmiger versenden lässt? Nutzen Sie Excel besser für das Controlling, z. B. über JetReports. Da können Sie Ihre Berichte aus Dynamics NAV in gewohnter Excel-Umgebung schnell und sicher erstellen – das macht richtig Sinn!“

Eine ROI (Return on Investment) – Betrachtung überzeugte Herrn Summa schnell. Teils werden heute die Abrechnungen von den Reisenden direkt erfasst, teils durch das Sekretariat. Ein eigenständiges Berechtigungssystem macht es möglich. Außerdem ist die Historie verfügbar. Belege findet er über Comsol Docuscan, relevante Verträge über den Comsol Vertrag Manager, die Buchungsdaten über die interne Finanzbuchhaltung und lohn- und gehaltsrelevante Daten werden über eine defi nierte Schnittstelle an ein externes Lohn-System gegeben. Besser geht es nicht!

Wir haben so viele Belege den Abrechnungen zuzuordnen

„Wir bekommen jeden Monat einen ganzen Stapel von Belegen und müssen diese den digitalen Abrechnungen im Reisekostenmodul zwecks Prüfung zuordnen. Geht das nicht etwas einfacher, außerdem würde ich das gerne im Home-Offi ce erledigen lassen?“, so die Frage von Daniel Clever, dem IT-Leiter eines Beratungsunternehmens.
„Sie haben doch diese schlanke Dokumentenverwaltung in Dynamics NAV, Comsol Docuscan“, erzählte er weiter. Und heute? Heute kommt er komplett ohne Papierbelege bei der Reisekostenprüfung aus. Dies spart viel Zeit bei der Zuordnung, ermöglicht die dezentrale Bearbeitung UND die Ursprungsbelege sind direkt in Dynamics NAV verfügbar. Dafür ist ein IT-Leiter da und das weiß Daniel Clever.

Immer wieder das Fach-Zeitschriften-Abo in der Reisekostenabrechnung

„Besonders ärgerlich, da ich das Abo schon längst gekündigt haben wollte“, erzählte Karl Grosser dem Dynamics NAV Berater bei dessen Besuch. „Nutzen Sie denn nicht den Comsol Vertrag Manager in Dynamics NAV?“ fragte dieser. „Dort können Sie alle relevanten Termine pfl egen, nebst Erinnerungsfunktion. Nicht, dass sich Ihr Telefonvertrag auch noch automatisch verlängert, dann wird es nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.“ Karl Grosser merkte sehr schnell, dass der „Vertrag Manager“ nicht nur für die Reisekostenabrechnung Nutzen stiftet.