FAQ's zu Comsol Reisekosten und Microsoft Dynamics NAV
Welche Änderungen der Hotel- und Frühstückskosten 2010 sind auf Grund der Änderungen durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz wirksam?
Da es in der Vergangenheit üblich war, dass auf deutschen Hotelrechnungen der Frühstücksbetrag nicht ausgewiesen wurde, konnte eine Pauschale in Höhe von 20% des Spesensatzes für 24 Stunden angesetzt werden. Da ab dem 1.1.2010 für den Hotelübernachtungsteil und für den Frühstücksteil unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gelten, müssen diese getrennt ausgewiesen werden. Deshalb ist der volle Frühstücksabzug anzusetzen – der Mitarbeiter bekommt nur die reinen Übernachtungskosten erstattet. Alternativ kann auch der Sachbezugswert zum Abzug kommen bzw. versteuert werden. Hierzu im Folgenden mehr.
AUTOMATISCHES ERKENNEN DES MEHRWERTSTEUERSATZES VON 7% UND 19% AN HAND DES DATUMS
Da ab dem 1.1.2010 der Mehrwertsteuersatz nur noch 7% beträgt, kann dies über die Matrix gesteuert werden, so dass Abrechnungen aus dem alten Jahr noch mit 19%, aus dem neuen jahr aber mit 7% versteuert werden.
Hier können in der Matrix wie folgt die Sätze angelegt werden (für die Belegarten 311 und 313), auf die 311 kann möglicherweise verzichtet werden:
Screenshot Comsol Reisekosten zu Hotel- und Frühstückskosten 2010
(mit einem Klick auf das Bild öffnet es vergrößert)
Damit das System die in der Matrix eingestellten Sätze auch findet, sollte in der Belegart als Sachkonto Herkunft Matrix eingestellt sein. Jetzt wird abhängig vom Datum des Beleges der richtige Mehrwertsteuersatz gezogen, der in der Bearbeitung noch übersteuert werden kann.
VARIANTE 1: EINGABE DES FRÜHSTÜCKSABZUGS IN „HOTELKOSTEN/ SACHBEZÜGE ERFASSEN
In der Form Hotelkosten/ Sachbezüge erfassen sind die Funktionalitäten so erweitert worden, dass der Mitarbeiter entscheiden darf, wie der Frühstücksabzug behandelt werden soll.
Hierzu ist die normale Regelung, dass wenn ein Betrag in Frühstücksabzug eingegeben wurde, der Frühstücksabzug nach den Regeln der Einrichtung voreingestellt wird (möglich ist hier Sachbezug, Pauschalabzug oder Komplettabzug). Dies kann dann vom Erfasser übersteuert werden.
Entsprechend wird dies dann in den Zeilen hinterlegt. Sollte diese Variante genommen werden, brauchen keine Folgebelegarten eingetragen werden. Diese erleichtern aber die Erfassung in der Zeile, wobei in dem Fall aber immer der Sachbezugswert genommen wird. Dies kann aber über eine Reiseart übersteuert werden.
VARIANTE 2: STEUERUNG DES FRÜHSTÜCKSABZUGS ÜBER DIE REISEART
Wenn in einer Reiseart nichts eingetragen ist, bzw. keine Reiseart ausgewählt wurde, dann wird bei der Belegart 421 der Sachbezugswert genommen. In der Vergangenheit konnte bereits eingestellt werden, dass hier ein Prozentwert gezogen wird (z.B. 20% von der Tagespauschale bei Frühstück, jeweils 40% bei Mittag- und Abendessen. Jetzt kann auch Komplettabzug eingestellt werden, d.h. der Frühstücksbetrag wird dann zu 100 % abgezogen.
Wenn eine Reiseart Komplettabzug eingestellt ist, dann wird bei der Belegart 421 der komplette Frühstücksbetrag abgezogen. Bei einer Umstellung der Reiseart wird dann neu gerechnet. Beim Frühstücksabzug empfiehlt es sich, als Folgebelegart die 421 einzutragen
VARIANTE 3: STEUERUNG ÜBER FOLGEBELEGART
Dies ist im letzten Newsletter beschrieben worden: Comsol Reisekosten – News zum Jahreswechsel
SACHBEZUGSWERTE ODER MAHLZEITENABZUG
Wenn der Mitarbeiter während der Reise Mahlzeiten zu sich nimmt, können die Kosten nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Dies gilt auch beim Frühstück im Hotel. Hier gibt es aber eine Möglichkeit dies zu umgehen.
Wird der Mitarbeiter bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich bewirtet, dann sind die Verpflegungspauschalen grundsätzlich nicht zu mindern, sondern die amtlichen Sachbezugswerte sind anzusetzen.
Dies setzt voraus, dass das Hotel vom Arbeitgeber inklusive Frühstück vor der Reise bestellt werden muss. Dies sollte über ein Fax oder eine Internet-Bestellbestätigung dokumentiert werden. In diesem Fall ist der Sachbezugswert zu versteuern oder aber abzuziehen.
Hinweis von unserem Entwickler-Team: Benötigt deswegen auch der Anwender ein Update von Comsol Reisekosten?
Die neue Gesetzeslage bringt folgende Änderung bei den inländischen Hotelrechnungen:
- Die Frühstückskosten müssen wegen anderem Mehrwertsteuersatz auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen werden.
- Dies bedeutet: Der Frühstücksteil ist für den Mitarbeiter nicht zu erstatten, das Unternehmen kann aber die Vorsteuer ziehen.
Wann benötigt das Unternehmen kein Update von Comsol Reisekosten?
- Wenn Hotelrechnungen nicht über die Reisekostenabrechnung erfasst werden (dann würde nur ein Sachbezug anfallen)
- Der Frühstücksanteil soll nicht erfasst werden (dann geht der Vorsteuerabzug verloren)
- Es wird grundsätzlich mit Sachbezügen gearbeitet (dann kann der Sachbezug als Folgebelegart an den Frühstücksabzug gehängt werden)
Wann benötigt das Unternehmen den Update von Comsol Reisekosten?
- Wenn sowohl die Frühstückskosten über Sachbezug als auch als Komplettabzug abgezogen werden sollen und zusätzlich die Vorsteuer gezogen werden soll.
Autor: Dr. Jürgen Florian, Entwickler Comsol Reisekosten und Berater im Comsol-Team
Themen: frühstückskosten hotelkosten
