FAQ's zu Comsol Reisekosten und Microsoft Dynamics NAV
Frühstücksabzugsregelung - die Fortsetzungsgeschichte...
Wie bereits angekündigt, ist nun am 5. März 2010 das BMF-Schreiben Nr. 53 (PDF) des Bundesministeriums für Finanzen erschienen, welcher die Frühstücksabzugsregelung präzisiert. Es gibt danach folgende Varianten des Abzugs:
Pauschalabzug oder Komplettabzug bei Ausweis auf der Rechnung
Hierzu schreibt das BMF:
„Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor (Rz. 17), so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR 2008 (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 Euro) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als
Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR 2008 zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen).
Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen, näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.”
Kurz zusammengefasst: Ist der Frühstücksabzug als Sammelposten aufgeführt und es liegen keine privaten Nebenleistungen vor, kann wieder der Pauschalabzug von 4,80 EUR für Deutschland genommen werden. Ist allerdings das Frühstück separat ausgewiesen, dann ist es komplett fällig, ebenso wenn private Leistungen vorliegen. In anderen Fällen ist der komplette Betrag nicht erstattungsfähig. Deshalb ist es sinnvoll, sofern es die Hotels nicht schon von sich aus tun, hier auf die Möglichkeit eines pauschalen Hinweises hinzuwirken.
Auch bei Sachbezugsabzug wurden die Regeln präzisiert.
Hier wieder ein Auszug aus dem Scheiben:
„Gestellung eines Frühstücks in Verbindung mit Übernachtung bei einer Auswärtstätigkeit (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2008). Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist im Sinne des R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2008 grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn
- die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
- der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht (z. B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt; die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen – z. B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle -. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn
- der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den
Arbeitnehmer z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer
Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen
der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten
Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder
Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System) vorgenommen wird,
oder - eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück
ausnahmsweise nicht möglich war (z. B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.
Bei einer solchen Arbeitgeberveranlassung erfolgt die lohnsteuerliche Behandlung nach dem BMF-Schreiben vom 13. Juli 2009 (BStBl I Seite 771). Danach kann das Frühstück mit dem Sachbezugswert nach der SvEV angesetzt werden. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung – Rz. 16 -).“
Die Möglichkeit der Sachbezugsleistungen ist somit präzisiert und die vorher vorhandenen Hürden (Der Arbeitgeber oder ein Beauftragter musste bestellen, die Bestellung musste vor Antritt der Reise erfolgen) sind somit entschärft. Wie vorher muss eine Bestätigung der Buchung des Hotels mit Frühstück vorliegen. Allerdings kann dies, wenn keine Reisestelle vorhanden ist auch der Mitarbeiter selber durchführen. Deshalb wird dann eine Hotelbuchung über ein Buchungsportal (HRS, Hotel.de etc.) anerkannt. Auch gibt es eine Regelung bei spontaner Buchung bzw. ungeplanter Verlängerung. Hier war vorher kein Sachbezugsabzug möglich.
Comsol Reisekosten unterstützt die hier möglichen Abzugsmethoden. Hier kann pro Übernachtung ausgewählt werden, wie und ob ein Abzug erfolgen soll.
Themen: frühstückskosten
