Hohe Flexibilität in der Abrechnung - Comsol Reisekosten
Reisekostenabrechnung – das sind Stichworte wie Mitarbeiter, Belegarten, Kostensätze sowie Reisearten. Comsol Reisekosten bietet hierzu die passgenaue Lösung.
Abrechnung
Eine Reisekostenabrechnung, z.B. für einen Monat, kann beliebig viele Reisen beinhalten. Je Reise werden aufgrund Abfahrts- und Ankunftszeiten die Systemreisearten Verpflegungspauschale, Übernachtungspauschale und Kfz-Kilometer-Pauschale automatisch erzeugt und berechnet. Sofern Teilreisen erfasst werden, wird den Belegen das korrekte Länderkennzeichen zugeordnet.
Mitarbeiter
Neben den üblichen Grunddaten werden hier die Pauschalen für Verpflegung,Übernachtung und Fahrtkosten als Vorschlag für eine Abrechnung festgelegt. Die Mitarbeiter und die Mitarbeiterdaten können automatisch aus dem Personalmodul übernommen werden. Diese Mitarbeiterdaten werden in die Abrechnung übernommen, können aber überschrieben werden. Mittels einer Spesengruppe können für unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Reisekostensätze festgelegt werden.
Reisekostenbelegarten
Hier werden die unterschiedlichen und typischen Kosten einer Reise deklariert. Jede Reisekostenbelegart kann mit einem Sachkonto der Finanzbuchhaltung verknüpft werden. Die Beträge können folgendermaßen unterschieden werden: Auszahlbetrag an den Mitarbeiter, steuerfreier Betrag, weiterverrechneter Betrag (für Projektbelastung). Beim steuerpflichtigen Teil der Beträge kann zwischen Pauschalversteuerung und regulärer Besteuerung unterschieden werden.
Reisekostensätze
Je Reisekostenbelegart können wahlweise Sätze mit den Unterscheidungsmerkmalen Reisekostengruppe, Reiseland und gültig ab Datum hinterlegt werden.Weiterhin können hier bei zeitabhängigen Pauschalen beliebig verschiedene Stufen abgebildet werden. Pro Stufe lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien (Zeitdauer, Abfahrtszeit, Kernarbeitszeit, Entfernung, Reisemittel) unterschiedliche Pauschalsätze hinterlegen. Gesetzliche Besonderheiten im Reisekostenrecht (Mitternachtsregel, abweichende Länderregel für Schiffs- und Flugreisen) werden selbstverständlich unterstützt. Über den Updateservice werden regelmäßig die aktuellen Reisekostensätze je Land automatisch geliefert.Wahlweise können die Beträge des Finanzministeriums (für die gewerbliche Wirtschaft) oder des Innenministers (für Bundesbeamte) eingelesen werden. Eine Kombination ist ebenfalls möglich.
Buchung
Wahlweise kann eine Reisekostenabrechnung über ein Kreditor-, oder Sachkonto oder über die Lohnabrechung verbucht und zur Auszahlung gebracht werden. Zudem kann in der Einrichtung festgelegt werden, ob durch den Arbeitgeber bezahlte Reisekosten an ein Verrechnungskonto gegen gebucht werden.
Vor der Buchung können die Buchungssätze in einer Buchblattdarstellung auf Korrektheit geprüft werden.
Damit erhöhen sich die Kontrolle und die Sicherheit der Weiterverrechnung nicht nur im Projektbereich. Gebuchte Abrechnungen können nachträglich storniert werden.
Steuerbehandlung
Alle steuerlich relevanten Daten (Sachbezüge, überbezahlte Pauschalen) werden festgehalten.Außerdem können nicht ausgeschöpfte Pauschalbeträge ausgewiesen werden und der Mitarbeiter kann diese steuerlich geltend machen. Bei Verpflegungspauschalen unterscheidet das Programm zwischen Pauschalversteuerung und regulärer Versteuerung (100 % Regel). Steuerliche Verrechnung innerhalb einer Reise oder Abrechnung ist möglich. Der steuerfreie Teil der Reisekosten kann auf der Lohnsteuerkarte bescheinigt werden.
Pluspunkte für Comsol Reisekosten im Überblick:
Integration Finanzbuchhaltung
- Kontierung der Reisekostenbelegarten mit Berücksichtigung von Vorsteuern und Dimensionen
- Keine Mehrfacherfassung und/oder keine Schnittstellenprobleme bei der Übergabe der Buchungen an die Finanzbuchhaltung
Auszahlung
- Wahlweise über Kreditor, Sachkonto bei Barauszahlung oder über die Lohnabrechnung
- Verwendung des integrierten Moduls Zahlungsverkehr von Navision
Beträge
- Erfassung in Fremdwährung jederzeit möglich
- Verwaltung der Beträge für die Auszahlung, für die Weiterverrechnung und für die steuerliche Behandlung
Pauschalen
- Automatisches Ermitteln der Verpflegungs-, Übernachtungs- und Fahrtkosten- sowie Mitfahrerpauschalen
- Es stehen für eine korrekte Reisekostenabrechnung ins Ausland die Tages- und Übernachtungspauschalen aller vom Bundesfinanzministerium geführten Ländersätze aktuell zur Verfügung
- Komplexe Regeln (Tarifverträge, Auslösungen) lassen sich problemlos abbilden
